Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в .

В дело подшивается бланк внутренней описи, в которую должен. Работник имеет право на ознакомление со своим личным делом.

Как оформить титульный лист личного дела и внутреннюю опись. 3 Порядок учёта и хранения документов в организации; 4 Ознакомление с. Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. Бланк внутренней описи находится здесь. Состав документов личного дела и правильное его оформление. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Вы можете под роспись ознакомиться с материалами своего личного дела. Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем · Как . Для остальных работников обязательность ведения личных дел. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается. В процессе ознакомления с личным делом работникам.

Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2. Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт. Обратите внимание! Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем. Поэтому для вас круглосуточно работают.

БЕСПЛАТНЫЕэксперты- консультанты! Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта. Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы: руководство и заместители; эксперты компании; работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности; служащие с перспективой карьерного роста. Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию: Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.

Сформируйте реестр ответственных за базу данных. Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости). Как сформировать документы в дело. Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего. Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций.

Исключение — письменное согласие работника. Заполнение титульного листа — образец. Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку- скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 1. Ф. И. О. Её оформляют в соответствии с п. Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье. Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов: заполненная при приёме на работу анкета; заявление о приёме на работу; ксерокопия приказа; копии страниц паспорта с пропиской и фотографией; копии ИНН и СНИЛС; документ об образовании; персональная карточка и фотография; рекомендации от предыдущих работодателей; копия трудового договора; опись содержимого папки. Дополнительные документы: свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка; справки, приказы о переводе; документы о премиях и штрафах; справки об уровне дохода; грамоты, дипломы; прочие. Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома. Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам. Ос Роса Dx Кобальт 1.0 тут. Как составить внутреннюю опись — образец.

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию. В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату. Образец заполнения описи.

Наименования столбцов внутренней описи: номер по журналу учёта личных дел; индекс документа — согласно номенклатуре; дата составления документа; дата принятия документа в дело; примечание. Оформление после увольнения сотрудника. Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист- заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы.

В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив. Бланк внутренней описи находится здесь. Порядок учёта и хранения документов в организации.

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье. Журнал учёта личных дел — образец.

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы: порядковый номер; номер дела; Ф. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье. Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату.

К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок. Особенности хранения персональных дел. Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам.

Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров. Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 7. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 1. Ознакомление с персональным досье. Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании.

Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов. Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта. Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно- правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Сейчас открываю собственное дело и понимаю, как это непросто.